El acuerdo y el servicio
Estos términos y condiciones regulan el acceso y el uso del sitio web de pilar-es, de sus microapps y de los servicios relacionados que se ofrecen a empresas y personas con actividad comercial en Colombia. Al crear una cuenta, iniciar la prueba gratuita, contratar una o varias microapps o simplemente usar el sitio, la persona que actúa en nombre propio o en representación de una empresa declara que leyó este documento, que lo entiende y que lo acepta en su totalidad. Si no está de acuerdo con alguna de sus partes, debe abstenerse de usar el servicio.
Quien se registra en nombre de una empresa declara que tiene la facultad suficiente para obligarla. A lo largo de este documento se llama el Cliente a la persona natural o jurídica que contrata el servicio, y se llama usuarios a las personas que, con autorización del Cliente, ingresan a la plataforma. El Cliente responde por las acciones de sus usuarios como si fueran propias. Estos términos se complementan con la política de privacidad, que forma parte integral del acuerdo y que explica cómo tratamos los datos personales.
pilar-es es una plataforma de microapps: aplicaciones pequeñas y enfocadas, cada una dedicada a un proceso empresarial concreto, como el control de inventario, los pedidos de venta, los despachos, la producción, el control de calidad, el mantenimiento, la comunicación entre turnos o el seguimiento de compromisos. Todas llevan en su diseño los principios de la excelencia operacional: estándares claros, indicadores que se miran con frecuencia y mejora continua. El Cliente puede contratar solo las microapps que necesita y sumar otras cuando lo considere conveniente.
El catálogo, las funciones, la presentación y la disponibilidad de cada microapp pueden cambiar con el tiempo. Las descripciones publicadas en el sitio tienen un propósito informativo y de orientación comercial; el alcance exacto de cada microapp es el que se encuentra disponible dentro de la plataforma en el momento de su uso. pilar-es se reserva el derecho de crear, modificar, fusionar o retirar microapps, siempre procurando avisar con anticipación razonable cuando el cambio afecte de manera sustancial un servicio contratado.
pilar-es es una herramienta de gestión operativa. No es un sistema de facturación electrónica ante la DIAN, no reemplaza el sistema contable ni el sistema de planificación de recursos de la empresa, y no presta asesoría legal, tributaria, contable, laboral ni técnica especializada. Los indicadores, alertas y recomendaciones que muestra la plataforma se calculan con la información que el propio Cliente registra, por lo que su exactitud depende de la calidad de esos datos.
Para usar las microapps es necesario crear una cuenta con información veraz, completa y actualizada, que incluye como mínimo el nombre de la empresa, el nombre de la persona responsable y un medio de contacto. El Cliente se compromete a mantener esos datos al día y a informar cualquier cambio relevante. Solo pueden registrarse personas mayores de edad con capacidad legal para contratar.
Las credenciales de acceso son personales e intransferibles. El Cliente es responsable de custodiarlas, de no compartirlas con terceros no autorizados y de cerrar la sesión en dispositivos compartidos. Si sospecha que alguien accedió sin permiso a su cuenta, debe avisar de inmediato a pilar-es para que se adopten las medidas de protección que correspondan. Mientras no se reciba ese aviso, se presume que las operaciones realizadas con las credenciales fueron hechas por el Cliente o con su autorización.
Por ahora el servicio contempla un usuario por empresa. Cuando se habilite la función de equipos con permisos por área y por rol, el Cliente podrá invitar a sus colaboradores y deberá administrar quién tiene acceso a qué información, retirando los accesos de las personas que dejen de trabajar con la empresa.
Estos términos se redactan en español y esa es la versión que prevalece frente a cualquier traducción que se ofrezca por comodidad. Entran en vigencia desde el momento en que el Cliente los acepta y permanecen vigentes mientras mantenga una cuenta activa o use cualquiera de las microapps, incluso durante la prueba gratuita. Cuando se firmen condiciones particulares por escrito, por ejemplo para una empresa con varias sedes o con necesidades especiales de seguridad, esas condiciones prevalecerán sobre este documento únicamente en lo que expresamente regulen.
El Cliente reconoce que las herramientas de pilar-es están pensadas para apoyar la gestión operativa y que su valor depende del uso constante y disciplinado que haga su equipo. Registrar los movimientos a tiempo, revisar los indicadores con regularidad y cerrar las acciones de mejora son prácticas que corresponden a la empresa; pilar-es aporta la estructura, los estándares y las alertas, pero no puede sustituir la gestión de las personas que operan el negocio.
Prueba gratuita, precios y pagos
Toda cuenta nueva puede disponer de un periodo de prueba gratuito de catorce días calendario con acceso a todas las microapps, sin necesidad de registrar una tarjeta de crédito. Durante ese periodo el Cliente puede explorar las funciones, cargar información real o de ejemplo y decidir cuáles microapps desea conservar. La prueba es personal y está pensada para evaluar el servicio; pilar-es puede limitar o negar nuevas pruebas gratuitas a quienes ya la hayan usado, a quienes creen cuentas duplicadas para evadir los límites o a quienes hagan un uso abusivo de ella.
Al terminar los catorce días, el Cliente elige las microapps que quiere seguir usando y las paga por mes. Las microapps que no se contraten quedan pausadas: no se podrá registrar nueva información en ellas, pero los datos cargados se conservan durante un tiempo razonable para que el Cliente pueda reactivarlas o exportarlos, según se explica más adelante. pilar-es no cobrará ningún valor por la prueba ni renovará automáticamente a un plan de pago sin que el Cliente lo haya seleccionado de manera expresa.
Las microapps se ofrecen en tres modalidades: un precio mensual por cada microapp, un paquete de ocho microapps a elección del Cliente y un plan que incluye todas las microapps y el asistente de inteligencia artificial. Los precios vigentes se publican en el sitio, están expresados en pesos colombianos y se cobran por periodos mensuales. Salvo que se indique otra cosa, los valores publicados no incluyen los impuestos que resulten aplicables conforme a la ley, los cuales se discriminarán en la factura.
pilar-es puede modificar sus precios y la composición de los planes. Cualquier cambio se comunicará al Cliente con una antelación mínima de treinta días calendario, y solo se aplicará a partir del siguiente periodo de facturación posterior a ese aviso. Si el Cliente no está de acuerdo con el nuevo precio, puede cancelar el servicio antes de que el cambio entre en vigencia sin que se le cobre ninguna penalidad. Las promociones y los descuentos son temporales, aplican únicamente en las condiciones en que se anuncien y no generan derechos adquiridos más allá de su vigencia.
El pago se realiza mediante transferencia bancaria a la cuenta que pilar-es informa al Cliente al momento de contratar. Después de pagar, el Cliente debe subir a la plataforma el soporte de la transferencia, ya sea una fotografía o un archivo PDF, y la activación o renovación de las microapps se hará una vez pilar-es verifique el pago. Los costos que cobren las entidades financieras por la transferencia corren por cuenta del Cliente, de modo que el valor recibido debe ser igual al valor de la factura.
pilar-es emitirá la factura electrónica correspondiente a cada pago conforme a la normativa tributaria colombiana y la enviará al correo que el Cliente registre. Es responsabilidad del Cliente suministrar los datos fiscales correctos, como razón social, número de identificación tributaria y correo de facturación. Los errores en esos datos deben informarse dentro del mes en que se emite el documento para poder corregirlo sin mayores trámites.
Si un pago no se recibe o no puede verificarse, pilar-es podrá limitar el acceso a las microapps afectadas hasta que se regularice la situación. Los valores pagados corresponden al periodo mensual contratado y, como regla general, no son reembolsables por periodos parcialmente usados, sin perjuicio de los derechos que la ley reconozca al Cliente cuando sea consumidor y de los reintegros que pilar-es decida conceder por fallas graves y comprobadas del servicio.
El servicio se presta por periodos mensuales que se renuevan cuando el Cliente realiza el pago del siguiente periodo. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde su cuenta o escribiendo a pilar-es, y no existe cláusula de permanencia ni penalidad por terminar. La cancelación surte efectos al finalizar el periodo ya pagado, de modo que el Cliente conserva el acceso hasta esa fecha.
pilar-es podrá suspender temporalmente el acceso, total o parcial, cuando exista falta de pago, indicios razonables de uso no autorizado o fraudulento de la cuenta, riesgo para la seguridad de la plataforma o de otros clientes, o incumplimiento de estos términos. Siempre que sea posible, se notificará previamente al Cliente y se le dará la oportunidad de corregir la situación. En casos graves o urgentes la suspensión podrá ser inmediata y la notificación posterior.
Si un pago se realiza por un valor distinto del facturado, o si se duplica por error, el Cliente debe avisar a pilar-es para que el saldo a favor se aplique al siguiente periodo o se devuelva cuando corresponda. Las facturas que no se paguen dentro del plazo informado podrán generar suspensión del servicio y, cuando la ley lo permita, intereses de mora a la tasa máxima legal vigente, así como los costos razonables de cobranza. Las correcciones de facturas ya emitidas se harán mediante los documentos que exija la normativa tributaria, como las notas crédito o débito, y no mediante la modificación del documento original.
El Cliente que contrate para varias empresas o sedes deberá hacerlo con una cuenta por cada persona jurídica, de manera que la facturación, los datos y los accesos permanezcan separados. Si necesita condiciones comerciales especiales por volumen o por duración, puede solicitarlas a pilar-es, que las evaluará y, si las acepta, las dejará por escrito.
Uso del servicio, inteligencia artificial y disponibilidad
El Cliente se obliga a usar las microapps de manera lícita, de buena fe y conforme a su finalidad. No está permitido usar la plataforma para actividades ilegales, para almacenar o difundir contenido que infrinja derechos de terceros, que sea engañoso, difamatorio, discriminatorio o que atente contra la dignidad de las personas, ni para enviar comunicaciones masivas no solicitadas. Tampoco está permitido intentar acceder sin autorización a cuentas o sistemas, eludir las medidas de seguridad, interferir con el funcionamiento normal de la plataforma, realizar pruebas de vulnerabilidad sin autorización escrita, extraer información de manera automatizada o copiar el servicio para ofrecer uno competidor.
El Cliente es el único responsable de contar con las autorizaciones necesarias para registrar en la plataforma datos de sus propios clientes, proveedores, trabajadores y demás terceros, y de informarles sobre el tratamiento de sus datos conforme a la ley. Del mismo modo, responde por el contenido de los comunicados, cotizaciones, guías y demás documentos que genere o comparta mediante las microapps, incluidos los mensajes que envíe por WhatsApp u otros canales desde su propia cuenta.
Algunas microapps incluyen un asistente de inteligencia artificial que ayuda a cargar información a partir de texto libre, por ejemplo al armar una cotización, registrar un pedido, abrir una no conformidad o crear tareas desde un mensaje. El asistente siempre muestra al Cliente lo que va a guardar y no registra nada hasta que el Cliente lo confirma. Aun así, las sugerencias generadas automáticamente pueden contener errores, omisiones o interpretaciones equivocadas, por lo que el Cliente debe revisarlas antes de confirmar.
El Cliente es el único responsable de las decisiones que tome con base en los resultados de estas funciones. No debe usar el asistente para tomar decisiones que produzcan efectos jurídicos o similares sobre personas sin una revisión humana adecuada. Tampoco debe incluir en los textos que envía al asistente información que no sea necesaria, ni datos sensibles. Las demás microapps funcionan sin inteligencia artificial y pueden usarse siempre de forma manual.
pilar-es se esfuerza por mantener las microapps disponibles de manera continua, pero no garantiza que el servicio sea ininterrumpido ni que esté libre de errores. Pueden presentarse interrupciones por mantenimientos programados, actualizaciones, fallas de proveedores de infraestructura o de conectividad, ataques informáticos o hechos que escapen a su control razonable. Cuando sea posible, los mantenimientos se programarán en horarios de baja demanda y se avisarán con anticipación.
El soporte se presta por los canales que se indiquen en el sitio y dentro de la plataforma, en horarios y tiempos de respuesta razonables. El Cliente es responsable de contar con un dispositivo compatible, un navegador actualizado y una conexión a internet adecuada para usar el servicio.
pilar-es puede monitorear de forma agregada el uso de la plataforma para proteger su seguridad, prevenir abusos y mejorar el servicio, sin acceder al contenido del Cliente salvo cuando sea necesario para prestar soporte solicitado por él, para investigar un incidente de seguridad o para cumplir una orden de autoridad competente. Si se detecta un uso que ponga en riesgo la plataforma, pilar-es podrá limitar funciones, aplicar restricciones de velocidad o bloquear accesos mientras se esclarece la situación.
Las funciones de evaluación, calificación e indicadores que ofrece la plataforma, como la calificación de proveedores, el puntaje de las auditorías o la medición de cumplimiento, son instrumentos de apoyo definidos con criterios configurables. El Cliente es quien decide los criterios, las metas y las consecuencias que se derivan de ellos, y debe usarlos respetando los derechos de las personas y de las empresas evaluadas, en especial los de sus trabajadores.
Datos, propiedad intelectual y confidencialidad
Toda la información que el Cliente carga en la plataforma, como inventarios, pedidos, listas de verificación, fotografías, indicadores, tareas y documentos, sigue siendo del Cliente. pilar-es no adquiere ningún derecho de propiedad sobre ella. El Cliente otorga a pilar-es una licencia limitada, no exclusiva y por el tiempo que dure el servicio, para alojar, procesar, copiar y mostrar ese contenido exclusivamente con el fin de prestar las microapps, brindar soporte, mantener la seguridad y cumplir obligaciones legales.
El Cliente puede exportar sus datos en cualquier momento mientras tenga una cuenta activa. Tras la cancelación, pilar-es conservará los datos por un periodo razonable, que no será inferior a treinta días, para que el Cliente pueda recuperarlos, y después los eliminará o anonimizará de sus sistemas activos, salvo que una norma exija conservarlos por más tiempo. Las copias de seguridad se depuran según su ciclo normal de rotación.
Cuando el Cliente registre datos personales de terceros, actúa como responsable de ese tratamiento y pilar-es actúa como encargado que los procesa por su cuenta y siguiendo sus instrucciones. Los detalles de esa relación se explican en la política de privacidad, y a petición del Cliente se podrán formalizar acuerdos adicionales de transmisión de datos.
La plataforma, el software, el diseño, las marcas, los logotipos, el nombre pilar-es, los textos, las bases de datos, las plantillas, los indicadores predefinidos y demás elementos que la componen son propiedad de pilar-es o de sus licenciantes y están protegidos por las normas colombianas e internacionales sobre derechos de autor, propiedad industrial y competencia. Estos términos no transfieren al Cliente ningún derecho distinto al de usar el servicio mientras esté vigente su contrato.
Está prohibido copiar, modificar, distribuir, sublicenciar, descompilar, aplicar ingeniería inversa o crear obras derivadas de la plataforma, salvo en los casos en que la ley lo permita de manera expresa. Si el Cliente envía sugerencias, ideas o comentarios sobre el servicio, pilar-es podrá usarlos libremente para mejorarlo, sin que ello genere obligación de pago ni de reconocimiento.
Cada parte se compromete a proteger la información confidencial de la otra a la que tenga acceso con ocasión del servicio, a usarla únicamente para ejecutar el contrato y a no revelarla a terceros, salvo a sus empleados, asesores y proveedores que necesiten conocerla y estén sujetos a deberes de reserva equivalentes. Esta obligación no aplica a la información que sea pública sin culpa de quien la recibe, que ya fuera conocida legítimamente o que deba revelarse por orden de una autoridad competente. El deber de confidencialidad se mantiene durante la vigencia del servicio y por dos años después de su terminación.
Las microapps pueden integrarse con servicios de terceros o abrir enlaces hacia ellos, como WhatsApp, el correo electrónico, servicios de alojamiento en la nube o pasarelas bancarias. Esos servicios se rigen por sus propios términos y políticas, que el Cliente debe revisar. pilar-es no controla ni responde por la disponibilidad, el contenido o las prácticas de esos terceros, ni por los cambios que ellos introduzcan y que puedan afectar el funcionamiento de alguna integración.
Los datos exportados se entregan en formatos de uso común, como hojas de cálculo o archivos separados por comas, que permiten al Cliente llevarlos a otros sistemas. pilar-es procurará que la exportación incluya la información estructurada que el Cliente registró, aunque algunos elementos propios de la plataforma, como la apariencia de los tableros o los cálculos internos, no son exportables. El Cliente es responsable de conservar sus propias copias de la información crítica para su negocio y de verificar periódicamente que sus exportaciones estén completas.
Responsabilidad e indemnidad
El servicio se ofrece tal como está disponible, con las funciones descritas en cada momento. En la máxima medida permitida por la ley, pilar-es no otorga garantías distintas de las expresamente previstas en estos términos y no garantiza que el uso de las microapps produzca resultados empresariales específicos, como un aumento de ventas, una reducción de costos o el cumplimiento de determinados niveles de servicio, pues esos resultados dependen de múltiples factores propios de la operación del Cliente.
pilar-es responderá por los daños directos que cause por su culpa grave o dolo, hasta un monto máximo equivalente a lo que el Cliente haya pagado por el servicio durante los tres meses anteriores al hecho que originó la reclamación. pilar-es no será responsable por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio, daño reputacional ni daños indirectos o consecuenciales, ni por los perjuicios derivados de datos erróneos cargados por el Cliente, de decisiones tomadas con base en la información de la plataforma o de la falta de copias propias de información crítica. Nada de lo dispuesto en este apartado limita responsabilidades que la ley no permita limitar, ni los derechos irrenunciables de los consumidores.
El Cliente mantendrá indemne a pilar-es frente a reclamaciones, sanciones, costos y gastos razonables, incluidos honorarios de abogados, que se originen en el contenido que cargue a la plataforma, en el incumplimiento de estos términos o de la ley, en la falta de autorización de los titulares de los datos personales que registre o en el uso indebido del servicio por parte suya o de sus usuarios. pilar-es notificará con prontitud al Cliente cualquier reclamación de este tipo y cooperará de manera razonable en su defensa.
Las partes reconocen que las microapps son herramientas de apoyo y que la gestión de la operación, las decisiones sobre inventarios, producción, calidad, seguridad de las personas y cumplimiento normativo corresponden a la empresa. Por esta razón, pilar-es no responde por sanciones, multas o perjuicios derivados del incumplimiento por parte del Cliente de sus propias obligaciones legales, laborales, tributarias, ambientales o de seguridad y salud en el trabajo, incluso si utilizó una microapp para gestionarlas. Esta cláusula se interpretará siempre de conformidad con las normas imperativas colombianas.
Cambios y terminación
pilar-es puede actualizar estos términos para reflejar cambios en el servicio, en la normativa o en sus prácticas. La versión vigente estará siempre publicada en el sitio con su fecha de actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, se informarán al Cliente por correo electrónico o mediante un aviso dentro de la plataforma con una antelación razonable. El uso del servicio después de que los cambios entren en vigencia implica su aceptación; si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar su cuenta antes de esa fecha.
Cualquiera de las partes puede terminar la relación en cualquier momento conforme a lo previsto en estos términos. pilar-es podrá terminar de forma anticipada y sin preaviso cuando el Cliente incumpla de manera grave sus obligaciones, use el servicio con fines ilícitos o ponga en riesgo la seguridad de la plataforma. Con la terminación cesa el derecho de uso del servicio, sin perjuicio de las obligaciones de pago causadas, de la confidencialidad, de la propiedad intelectual y de las demás cláusulas que por su naturaleza deban sobrevivir.
Ley aplicable, notificaciones y disposiciones finales
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver de manera directa y amistosa cualquier diferencia relacionada con el servicio, para lo cual el Cliente puede presentar su reclamación por los canales de contacto indicados en el sitio, y pilar-es responderá dentro de un plazo razonable. Si no se logra un acuerdo, las partes podrán acudir a mecanismos alternativos de solución de conflictos, como la conciliación, antes de iniciar un proceso judicial. A falta de acuerdo, serán competentes los jueces de la República de Colombia. Cuando el Cliente sea consumidor, se respetarán las reglas de competencia y los mecanismos de protección que establece el Estatuto del Consumidor.
Las comunicaciones relacionadas con el servicio se enviarán al correo electrónico que el Cliente registre en su cuenta o se mostrarán dentro de la plataforma, y se entenderán recibidas al momento de su envío o publicación. El Cliente debe mantener su correo actualizado y revisar con regularidad los avisos. Para consultas, peticiones, quejas, reclamos o solicitudes sobre estos términos, el Cliente puede comunicarse con pilar-es mediante el canal de atención disponible en el sitio, en la opción de hablar con un asesor.
Si alguna disposición de estos términos se declara inválida o inexigible, las demás conservarán su plena validez. La falta de ejercicio de un derecho por parte de pilar-es no implica su renuncia. El Cliente no podrá ceder su posición contractual sin autorización escrita de pilar-es, mientras que pilar-es podrá cederla a una sociedad vinculada o a un sucesor en el negocio, informándolo al Cliente. Estos términos, junto con la política de privacidad y las condiciones particulares que se acuerden por escrito, constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre el servicio y reemplazan cualquier entendimiento anterior sobre el mismo asunto.
Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones, salvo las de pago, cuando se deba a fuerza mayor o caso fortuito, como desastres naturales, fallas generalizadas de energía o telecomunicaciones, actos de autoridad, conflictos laborales ajenos o ataques informáticos que no pudieron evitarse con diligencia razonable. La parte afectada deberá informar a la otra y hacer lo posible por reanudar el cumplimiento a la mayor brevedad.
Las peticiones, quejas y reclamos relacionados con el servicio se atenderán por escrito y quedará constancia de su recepción. pilar-es responderá en un término razonable, que procurará no superar quince días hábiles, y conservará el historial de la comunicación. Cuando el reclamo requiera información adicional del Cliente, el plazo se contará desde que esta se entregue de forma completa. Con ello se busca que cualquier diferencia se resuelva de manera ágil, documentada y sin necesidad de acudir a instancias externas.